REGOLAMENTO PER L'UTILIZZO DELLE SALE RIUNIONI dell'AREA
L'Area della Ricerca dispone, presso la sede di via Bassini 15 - Milano,
di un Centro Convegni costituito da :
Il Centro è disponibile per lo svolgimento di attività quali congressi, convegni, corsi, seminari,
riunioni, incontri di lavoro e in genere manifestazioni nel campo della ricerca scientifica e
tecnologica o della sua organizzazione, diffusione e promozione.
Usi diversi costituiscono eventi eccezionali e potranno essere consentiti a seguito di parere
favorevole del Responsabile d’Area.
Le strutture del Centro possono essere utilizzate, in ordine di priorità, dall'Area e dagli Istituti
che ad essa afferiscono, da altri Organi o iniziative del C.N.R. ( Progetti Finalizzati, Progetti
Strategici, ecc. ) da Organizzazioni rappresentative del Personale C.N.R. ,
e da Enti, Società e Strutture esterne che ne facciano richiesta.
Il Centro Convegni è disponibile dal lunedì al venerdì, dalle ore 8 alle 19.
L'eventuale utilizzo nelle giornate di sabato e festivi e/o oltre l'orario ordinario potrà essere concesso, solo in casi eccezionali, a insindacabile giudizio della Direzione dell'Area ed alle condizioni fissate dalla stessa.
Per esigenze interne, può essere necessario il supporto di operatori esterni a spese degli utenti.
La richiesta di utilizzo del Centro Convegni deve essere effettuata mediante apposito modulo firmato dal Direttore dell'Organo o dell'iniziativa C.N.R. o dal Rappresentante locale dell"Organizzazione del Personale, o dal Responsabile dell’Ente, Società, Istituzione che ne faccia richiesta.
La prenotazione della Sala Convegni dovrà essere confermata almeno una settimana prima
della manifestazione mediante l'invio del programma accompagnato dal maggior numero
possibile di informazioni sulla manifestazione.
Il numero dei partecipanti e l'orario devono essere specificati con cura.
Per ogni convegno tenuto presso l'Area di Ricerca dovrà essere consegnata alla segreteria
convegni copia del materiale distribuito durante il convegno, e appena possibile gli atti dello stesso.
Inoltre dovrà essere garantita la gratuita partecipazione di tutto il personale C.N.R. che ne faccia richiesta.
L'utilizzo delle sale comprende l'uso delle attrezzature tecniche disponibili presso le stesse.
Le richieste di modifica o spostamento degli arredi disposti nelle sale ( aggiunta di tavoli,
sedie o altro ) verranno considerate solo se il firmatario del modulo se ne assumerà l’onere economico e garantirà che gli stessi verranno poi riordinati correttamente alla chiusura dei lavori.
In caso di inadempienza, il C.N.R. addebiterà al firmatario i costi dell'eventuale intervento di
riordino, svolto da personale appositamente impegnato.
Il servizio di traduzione simultanea, l'eventuale assistenza tecnica agli impianti,
l'assistenza in sala e alla reception, il servizio catering e eventuali altri servizi
saranno a cura e spese dell'Organo o Iniziativa C.N.R. che organizza la manifestazione.
L'assistenza tecnica agli impianti deve essere affidata alla ditta incaricata dall'Area;
la necessità di ricorrere a fornitori di altri servizi sarà comunque concordata con la Segreteria Convegni.
Gli utenti avranno cura di rimettere a posto sedie e tavoli nelle sale alla fine delle riunioni.
I collegamenti videoproiettore - computer dovranno essere collaudati il giorno prima della manifestazione.
L'eventuale allestimento di stands e posters come anche l'affissione di manifesti e cartelli,
deve essere concordata con la segreteria.
Non è consentita la distribuzione di prodotti omaggio, salvo autorizzazione del Responsabile d’Area.
Il telefono alla reception è ad uso esclusivo della Segreteria del Convegno e dei relatori.
I servizi e le apparecchiature che non siano state richieste al momento della prenotazione non verranno garantiti.
L’uso delle sale riunioni ha carattere oneroso e ciascun richiedente, all’atto della conferma della prenotazione, mediante apposito modulo, se ne assume la spesa.
Le quote sono suddivise in tre fasce di utenza:
- fascia a) Istituti C.N.R. (non ubicati in via Bassini)
- fascia b) Enti pubblici, Università, Enti di Ricerca, Società, per manifestazioni organizzate in collaborazione con il C.N.R.
- fascia c) Privati o Ditte, Enti, Associazioni esterne al CNR
L’uso gratuito delle sale è riservato esclusivamente a:
- Istituti C.N.R. ubicati in Via Bassini
- Sindacati per ragioni interne
- RSU per ragioni interne
- Iniziative d’Area
- Ragioni umanitarie
La Presidenza d’Area si riserva il diritto insindacabile di decidere, in casi eccezionali e opportunamente motivati, di applicare ad utenti esterni la tariffa in convenzione o l’uso gratuito.
Il firmatario del modulo di prenotazione sarà ritenuto responsabile di eventuali danni o furti
agli arredi e alle attrezzature delle Sale.
Qualsiasi richiesta specifica relativa all’utilizzo delle sale e/o di attrezzature, come anche eventuali modifiche di eventi programmati, dovranno essere comunicati al Responsabile del Centro Convegni, cui spetta l’organizzazione del lavoro.
Quanto non contemplato nel regolamento è a discrezione dell’Area, la quale valuterà, di volta in volta, le scelte da operare.
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